細致高效 檔案管理有“心”招

  “檔案中心嗎？我們部門有文件材料需要移交，麻煩幫我們指導一下！”“好，我們馬上就到！”一大早，隨著綜合工作部檔案中心的電話鈴聲，渭河發電檔案管理員們忙碌的一天又開始了。

渭河發電檔案中心庫存從1966年7月至今的各門類檔案，在一代代檔案人不忘初心、幾十年持之以恒的傳承堅守下，這些珍貴資料保存完好，在公司發展的各個歷史階段發揮著重要作用，為公司企業文化建設、精細化管理、安全標準化一級達標、陜能股份上市盡調、各類審計、人事檔案完善、“三供一業”改造、生產技改大修、稅務自查、重點工程項目審計決算與驗收工作等方面提供了強大的數據支撐。

借助v6平臺、微信公眾號，檔案中心及時宣傳報道檔案工作動態；積極參加各項活動，開展國際檔案日學習，舉辦紅色珍檔聯展，傳承弘揚紅色精神；參加公司融合創新現場交流會，向與會代表展示渭河發電檔案工作發展歷程和嶄新變化；組織開展新修訂的《檔案法》學習競賽答題抽獎，用心宣傳，激發公司全員參與學習的積極性和熱情，提升檔案法治意識。

近年來隨著公司對檔案管理工作重視度不斷提升，要求也越來越嚴格，為適應并達到新時代檔案管理與企業發展的同頻共振要求，檔案中心主動作為，提前部署，將往年一季度底發布歸檔通知再提前至一月底；聯系各部門掌握歸檔內容和數量，提早做好規劃；先檢查再接收，通過系統移交的電子版，檢查發現問題即駁回，電話告知移交人問題及整改方法；電子版合格后再通知移交紙質版的時間，錯峰錯時，細心工作確保歸檔工作緊張有序不繁亂。

各部門在歸檔過程中遇到問題打電話求助時，檔案管理員都會及時上門服務，從文件材料編頁、整理、掃描、歸類到數字檔案管理系統數據錄入、上傳，不厭其煩，耐心指導同時積極宣傳灌輸應歸盡歸、文件材料形成即歸檔的理念。經過不懈努力，各部門歸檔意識顯著提高，催繳收回大量積壓的各門類“陳年舊賬”文書檔案，實現歸檔質與量的雙重提升。

隨著公司融合創新改革發展步伐，檔案中心及時跟進，全員參與設計制作，將各功能區域合理劃分，打印粘貼門牌、辦公用品、照明及電源開關、文件柜、辦公設備電源線、文件架、清潔用品、溫濕度計等標識標簽；目錄冊、密集架、檔案盒規范標識，實施編碼管理；制作室內定置圖，辦公物品、鍵盤、水杯、文件架、抽屜內外、鑰匙盒、飲水機、消防箱等制作定位線和圖標，實現定置擺放；物品擺放整齊，位置固定，規范有序，便于識別取用，精心管理有效改善工作環境，提高工作效率。

檔案中心與專業技術人員配合完成脫硝系統檔案合卷、審核、實體檢查，銷毀作廢和副本重復檔案，有效緩解科技檔案庫房容量及裝具不足的困境。結合公司實際，完成永久保管和利用頻繁檔案數字化并建立起全文數據庫，確保有限費用精準用于有價值檔案。請教專家，將利用頻繁的2大類檔案，從立項到結算全過程文件合并裝為一件，減少填寫文件題名、蓋檔號章的繁瑣，盒內文件亂序后恢復快捷，有效提高整理效率；卷內目錄由2-3頁減至1頁，節約打印耗材。小毛刷用完清洗晾干，重復使用；簽字筆換芯不換筆；打印紙雙面使用；及時關閉電源；庫房門窗、遮光窗簾保持常閉狀態，保持庫房內溫濕度恒定、檔案安全的同時，降低能耗；貨比三家，挑選質優價低的辦公用品。節約節儉，精打細算，用“珍”心降低檔案管理成本。

為進一步提高檔案查詢利用效率，提升服務質量，檔案中心貼心服務，多次組織開展檔案數字系統操作培訓并下發教材。日常工作中，對查閱者現場演練傳授檔案數字系統借閱及使用方法，盡力擴大系統受眾面，讓數據多跑網路，避免大家多跑馬路。及時了解公司工作動向，提前安排查閱調檔工作，不讓檔案工作拖后腿。從老花鏡配備到桌上的綠植、桌布等營造舒適溫馨的閱檔環境，再到逐件查找調檔、復印蓋章，盡職盡責的工作，使幾十年前的原始檔案資料為員工確認工齡、完善退休檔案、特殊工種認定及職稱認定等關系到個人切身經濟利益的事項發揮出最大的作用。

以“心”招努力工作，以“心”招助力公司發展，在以后的工作中，渭河發電將繼續不懈奮進！董咸寧